Ficha de personas

1Cómo se abre

• Menú Tablas → Personas → Todas las personas.
• Desde cualquier campo de persona de la aplicación, con el botón azul de accesos directos → Ficha de la persona: se abre con la persona ya cargada.

Al abrir, la pantalla está siempre en la ficha, en blanco y preparada para dar de alta una persona nueva, con el siguiente código libre propuesto. Para trabajar con una persona que ya existe, escriba su código o búsquela (apartado 3).

Convivencia. Mientras dure la transición sigue disponible Personas (legacy), la pantalla de siempre. Las dos trabajan sobre los mismos datos; la clásica se retirará más adelante.

2Partes de la pantalla

• Cabecera: el código de la persona con su lupa, el nombre de la persona cargada, el distintivo Nuevo o Cambios sin guardar, el botón Nuevo por duplicar…, las flechas anterior y siguiente sobre el resultado de la consulta y el botón Consulta. Si su usuario no puede modificar personas, aparece Solo lectura.
• Barra de campos: el buscador de campos, el modo de vista (Todos los campos, Entrada rápida, Solo errores) y, para supervisores y administradores, Diseñar ficha.
• Árbol: las secciones y subsecciones. Al pulsar una, se ven sus campos a la derecha.
• Panel: los campos, con su ayuda ⓘ, el asterisco rojo si son obligatorios y una marca si se han modificado.

Las acciones generales (Nuevo, Duplicar, Guardar, Cancelar, Borrar, Excel…) están en la barra de Acciones de la aplicación, como en el resto de pantallas.

3Buscar y cargar una persona

• Por código: escríbalo en la cabecera y pulse Intro.
• Por nombre: pulse la lupa, F12 en el código, o Intro con el código vacío: se abre la búsqueda rápida.
• Desde la consulta: botón Consulta o F3, filtre y haga doble clic sobre la fila (o Editar).
• Recorrer un resultado: con una consulta hecha, las flechas de la cabecera cargan la persona anterior o siguiente, en el orden y con los filtros de la consulta.

4Alta, modificación y borrado

4.1Dar de alta

1. 1Pulse Nuevo en la barra de acciones. La cabecera muestra Nuevo.
2. 2La ficha propone el siguiente código libre (salvo que su empresa lo tenga desactivado en parámetros); puede cambiarlo. Atajo: escriba en el código un prefijo acabado en punto (por ejemplo 43.) y pulse Intro: empieza un alta con el siguiente código libre que empieza por 43.
3. 3Rellene los campos con asterisco rojo. Con Entrada rápida verá solo los imprescindibles. La razón fiscal es obligatoria si no se rellenan nombre y apellidos.
4. 4Pulse Guardar. Si falta algo, la ficha lo dice y Solo errores enseña los campos que hay que corregir.

Nuevo por duplicar… abre la búsqueda rápida: elija la persona que quiere copiar y volverá a la ficha con una persona nueva con sus datos, sin el código ni los datos que la identifican, como el nombre o el NIF. Duplicar de la barra de acciones hace lo mismo con la persona cargada. Las cuentas contables que falten se crean al guardar con el botón Generar cuentas que faltan.

El código solo se escribe al dar de alta: en una persona que ya existe queda bloqueado.

4.2Modificar

Cambie lo que necesite y pulse Guardar, o Cancelar para deshacer. Cada campo tocado queda marcado y la cabecera indica Cambios sin guardar.

Cambios pendientes. Si carga otra persona, crea una nueva o cierra la pantalla con cambios sin guardar, la ficha le enseña qué campos ha modificado y le pregunta: Guardar cambios, Descartar cambios o Seguir editando.

4.3Borrar

Borrar en la barra de acciones, con la persona cargada. Pide confirmación.

5Secciones de la ficha

Los campos se agrupan por para qué sirven, no por la pestaña donde estaban en la pantalla clásica.

• Identificación: datos básicos (código, razón fiscal, nombre, apellidos, NIF…), clasificación, estado, grupos, etiquetas, notas e imagen.
• Contacto y web: teléfonos y correo, web y redes, acceso web y boletín.
• Direcciones: las direcciones de la persona, coordenadas y dirección fiscal en los documentos.
• Fiscal y contable: IVA e IRPF, cuentas contables, factura electrónica, tesorería e integraciones.
• Cobros y pagos: formas de pago, riesgo, cuentas bancarias, SEPA y tarjetas.
• Comercial: condiciones, tarifas y descuentos, grupos de artículos y artículos de la persona.
• Representantes y visitas: representantes, visita comercial, televenta, cierre semanal y valoración.
• Documentos y series: series de venta y de compra, impresión y contenido, «su factura», etiquetas de palet y de caja.
• Transporte y EDI: transporte, EDI y SERES, EMCS.
• Cooperativa y agrícola: libro de socios, cooperativa de origen, autorizaciones y registros, ROPO y carnet de aplicador, certificados DO, marcas y rendimientos industriales.
• Legal, LOPD y firma: representante legal, LOPD y datos del firmante para la firma digital.
• TPV: datos de la persona para el punto de venta.
• Portal: permisos y usuarios del portal, servidor de correo.
• Contactos: los contactos de la persona.
• Relaciones y terceros: relaciones de facturación, terceros y personas que tienen a esta como tercero.
• Campos libres: los que defina su empresa.
• Documentación: la documentación asociada a la persona.

Si su empresa ha ocultado secciones o campos que no usa (apartado 9), no aparecen en el árbol. Los grupos que usted pliega se quedan plegados la próxima vez.

6Listas y acciones dentro de la ficha

Direcciones, contactos, cuentas bancarias, tarjetas, grupos, terceros y el resto de listas se editan en su propia sección, en una tabla con los botones Añadir y Quitar, y se graban junto con la persona al pulsar Guardar. Con doble clic en una dirección se abre entera en su propia ventana, también ordenada por secciones. En contactos puede crear uno nuevo o asociar uno que ya existe.

Algunas secciones tienen botones de acción:

• Buscar el municipio…: rellena comarca, provincia, país y código postal.
• Buscar DIR3 en e.FACT: busca los códigos DIR3 por el NIF, para la factura electrónica a las administraciones.
• Generar cuentas que faltan: crea las cuentas contables de cliente y proveedor que falten, con los prefijos de parámetros.
• Generar usuario del portal: crea el usuario de la persona en el portal.
• Actualizar documentos: actualiza la dirección fiscal en los documentos del periodo indicado.

7Encontrar un campo

• Buscador de campos (Ctrl+E): a partir de dos letras enseña todas las coincidencias agrupadas por sección. Encuentra los campos por su nombre, por palabras clave y por el nombre que tenían en la pantalla clásica, y no hace falta poner acentos. Puede cambiar el dato ahí mismo. La ✕ limpia la búsqueda y vuelve a la sección en la que estaba.
• Ayuda ⓘ: pase el ratón por encima para ver para qué sirve el campo.
• Modos de vista: Todos los campos; Entrada rápida (los obligatorios y los que marque su empresa); Solo errores (solo los que impiden guardar, con el número de errores en rojo).

8La consulta y sus filtros

Con el botón Consulta de la cabecera o F3 se pasa a la consulta, que ocupa toda la pantalla y conserva su resultado al volver a la ficha. Se vuelve a la ficha con Editar o con doble clic sobre una fila (abre esa persona), con Nuevo (alta en blanco) o con Cancelar.

8.1Pestañas

Personas, Personas (todos los campos), Direcciones, Grupos, Libro de socios, Tarjetas, Cuentas bancarias y Cuotas. Los filtros de la barra valen para todas; si cambia los filtros, la pestaña avisa de que su resultado es de la búsqueda anterior.

8.2Barra de filtros

• Texto: siempre el primero; busca en el código, el nombre y otros datos de identificación.
• Filtros por campo: por ejemplo cliente, proveedor, socio, estado, tipo de persona, representante, ruta, transportista, forma de pago, tarifa, grupo de IVA, país, idioma, fechas de alta y de baja… Se añaden más con ☰ → Campos de la barra….
• Operadores según el tipo: texto (contiene, no contiene, empieza por, igual a, distinto de), número y fecha (igual, mayor, desde, menor, hasta, entre), listas (uno de, marcando varios), casillas (Sí / No).

Buscar o Intro en cualquier filtro lanza la búsqueda. El contador dice cuántos filtros tienen valor; la flecha pliega los que no caben.

8.3Perfiles

En el menú ☰ de la barra: Guardar como…, Guardar en el perfil elegido, Predeterminado (★, se aplica al abrir), Borrar el perfil elegido, Campos de la barra… y Limpiar todos los filtros. Los perfiles de empresa (marcados «· empresa») los ve todo el mundo, y solo los crean o modifican supervisores y administradores.

8.4Desde la tabla

• Doble clic, Intro o Editar: abre la persona en la ficha. Con las flechas pasa por las de la consulta sin salir.
• Excel: exporta la pestaña activa.
• Act. masiva (supervisores y administradores): actualización masiva sobre las filas de las pestañas Personas, Personas (todos los campos) o Direcciones.

9Configuración de la empresa

9.1Diseñar la ficha

Desde la ficha, supervisores y administradores:

1. 1Pulse Diseñar ficha, a la derecha del buscador de campos. Cada campo enseña las casillas Entrada rápida y Visible, y cada sección la casilla Sección visible. Lo oculto se ve atenuado para poder recuperarlo.
2. 2Desmarque Visible en lo que la empresa no usa y marque Entrada rápida en lo que hay que rellenar siempre en un alta.
3. 3Pulse Guardar diseño. Se aplica a toda la empresa. Cancelar sale sin guardar; Mostrar todo y Sin entrada rápida vuelven al punto de partida.

Reglas. Los campos obligatorios no se pueden ocultar, y un campo oculto vuelve a verse si pasa a ser obligatorio o tiene un error. Lo oculto tampoco sale en el buscador ni en la barra de filtros. Los usuarios que no son supervisores ven el botón desactivado: pueden pedir el cambio a su supervisor.

9.2Filtros y perfiles

En la consulta, menú ☰ de la barra de filtros: cada usuario guarda sus perfiles, su perfil predeterminado y los campos que quiere en la barra; los perfiles de empresa los gestionan supervisores y administradores (apartado 8.3).

10Teclas

• Intro en el código: carga la persona; con el código vacío, abre la búsqueda rápida.
• F12 o la lupa: búsqueda rápida por nombre.
• F3 en la ficha: pasa a la consulta.
• Ctrl+E: va al buscador de campos.
• F2: guarda.